“Tijdens de diagnose zagen we al de positieve effecten”
Claudia Algra slaakte een diepe zucht toen ze, halverwege oktober 2022, rondkeek in de vergaderzaal waar ze samen was gekomen met Jan Rezelman en Fius van Laar van SalesCultuur. Aan de wanden hingen zeker twintig volgeschreven posters, die samen de ‘diagnose’ vormden van haar adviesgroep. ‘Wat veel!’
Claudia Algra is hoofd van de adviesgroep Biodiversiteit & Natuurlijke Systemen, onderdeel van de Business Unit Water, Technology & Resilience van Royal HaskoningDHV; een internationaal ingenieurs- en adviesbureau, met wereldwijd vele duizenden medewerkers. Als directe opdrachtgever kreeg Claudia als eerste van het MT de uitkomsten van de diagnose te zien. ‘Ik vond het heel waardevol en heel mooi om te zien dat iedereen zo open en eerlijk was geweest.’
Het lukte niet om sprongen te maken
De adviesgroep waar Claudia sinds 2017 leiding aan geeft, telt ongeveer vijftig ecologen, verspreid over acht kantoren in Nederland. ‘Ecologen zijn hele leuke, gepassioneerde mensen en geweldig om mee samen te werken. De materie van deze adviesgroep staat dicht bij me, omdat ik de wereld, vanuit mijn achtergrond als milieuwetenschapper, ook graag een beetje mooier maak. Onze ecologen versterken en ontwikkelen biodiversiteit en natuurlijke systemen door oplossingen bij projecten te bedenken die waarde toevoegen aan natuur. Tegelijkertijd beschermen wij de natuur door ruimtelijke plannen en bouwprojecten te toetsen aan natuurwetgeving. Op land, zoet water en zee, bijvoorbeeld bij de bouw van windmolenparken.’
Er volgden sinds haar aantreden goede en minder goede jaren. Het lukte alleen niet om grote sprongen te maken. ‘In 2022 maakten we een behoorlijk slecht jaar door. Hoe dat kwam, kregen we niet echt de vinger achter. Het lukte niet om die achterblijvende resultaten om te buigen. Diverse onderdelen van RHDHV hebben goede ervaring met SalesCultuur, dus de stap om SalesCultuur in te schakelen was een logische keuze. En een goede, bleek, want het heeft wel wat teweeggebracht.’
Proces en aanpak: met iedereen, persoonlijk en zorgvuldig
Voor de zomer van 2022 ging Claudia in gesprek met SalesCultuur, na de zomer startte de diagnose, die twee maanden in beslag nam. ‘Jan en zijn collega’s hebben iedereen in de adviesgroep geïnterviewd, vijftig mensen, face-to-face als het kon, op verschillende locaties. Die aanpak sprak mij heel erg aan. Ik vind het belangrijk om iedereen te betrekken bij zo’n proces. Dat past ook heel erg bij mij en mijn leiderschapsstijl.’
Prettig vond ze ook de aanpak, met aandacht voor iedereen. ‘Ook de kring om ons heen die een belangrijke rol speelt voor de adviesgroep, zoals klanten en de collega’s uit andere groepen waar we veel mee of voor werken, ofwel interne klanten. Ik vond de diagnose bovendien heel zorgvuldig. Al het beschikbare achtergrondmateriaal over de adviesgroep werd door SalesCultuur gescreend. Die breedte en diepgang sprak mij aan. Zorgvuldig was ook het terugkoppelen van de resultaten, op alle niveaus. Die terugkoppelmomenten waren voor mij het meest intens. Tijdens de diagnose zelf hoefde ik niet veel te doen. Toen het proces ingeregeld was, kon SalesCultuur aan het werk.’
Bewustzijn, begrip en urgentie
Direct tijdens de diagnose zag Claudia al de positieve effecten van het proces. ‘Collega’s reageerden positief en gaven prioriteit aan de interviews, waarin ze open en eerlijk waren. Het bewustzijn dat dingen anders moesten, werd groter. Het begrip en de urgentie voor reeds ingezette acties groeide bovendien, zoals de focus op projecten in plaats van interne zaken. Het proces van de diagnose heeft heel erg bijgedragen aan draagvlak om dingen anders te doen. In ons eigen MT vielen dingen ook nog duidelijker of beter op hun plek.’
De basis voor de resultaten in 2023 is gelegd tijdens die diagnose. ‘Nu zien we dat de opgave en ambitie van de adviesgroep veel meer iets is van het hele team en niet meer alleen van het MT. De waarde van die diagnose is dat bepaalde punten veel scherper aan het licht zijn gebracht, waardoor het eigenaarschap in de hele groep vergroot is.’
Herkenbaar en confronterend
SalesCultuur presenteerde de uitkomsten van de diagnose op vier niveaus: eerst aan Claudia, daarna aan het gehele MT, vervolgens aan de adviesgroep en ten slotte aan de directeur van de business unit waartoe deze adviesgroep behoort.
Jan Rezelman heeft op tafel foto’s neergelegd van die verschillende bijeenkomsten. Op een daarvan zit Claudia op de rand van een tafel te luisteren naar Jan Rezelman, die voor een poster staat, en praat, aan de armgebaren te zien. ‘Het was veel’, vertelt Claudia. ‘Herkenbaar ook. En enkele confronterende punten. Ik dacht echt…’ Diepe zucht, alsof ze weer op die tafel zit, anderhalf jaar geleden. ‘Doen we dan niets goed.’ Jan schiet in de lach. ‘Volgens mij zei je dat ook zo!’
‘Dat zou goed kunnen’, vervolgt Claudia. ‘Maar ik zag ook positieve punten, voor mij persoonlijk. Over wat ik belangrijk vind in met elkaar samenwerken. Over mijn leiderschapsstijl. En we scoorden heel hoog op cultuur vergeleken met andere teams in onze branche. Daar ben ik supertrots op.’
Het bedrijf van mijn leven…
Het meest confronterende van de diagnose was voor Claudia dat een aantal ‘junior’ collega’s hadden aangegeven liever te werken bij een écht groene instantie en aan vergroening van Nederland. En dat ze om die reden niet lang bij RHDHV zouden blijven. ‘Pijnlijk en lastig vond ik dat’, zegt Claudia, zelf al ruim 25 jaar werkzaam bij Royal HaskoningDHV. ‘In sollicitatiegesprekken zijn kandidaten vol enthousiasme over de functie, werkzaamheden, kansen en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling bij RHDHV. En ik ben dan in de veronderstelling dat ze er vol voor gaan, terwijl ze in werkelijkheid al denken aan een andere job. Daarover was ik wel even teleurgesteld. In tweede instantie begreep ik het wel, want zoiets zeg je niet in je sollicitatiegesprek.’
Tijdens de presentatie aan de adviesgroep maakte Claudia van haar hart geen moordkuil en ze deelde haar gevoel over die wrange constatering. Maar ze zei daarna ook: ‘Ondanks die teleurstelling houd ik toch wel van jullie!’ Een van de meest senior collega’s vulde daarop aan: ‘Ik kan me er ook wel iets bij voorstellen, want toen ik in de arbeidsmarkt kwam, was er weinig keuze. Maar toch, echt no way dat ik bij een adviesbureau zou gaan werken, maar ik moest werk hebben en kwam daar toch terecht. En nu zit ik hier na ruim dertig jaar nog steeds. Om maar even aan te geven, aan de jongere collega’s: het kan anders lopen dan je nu misschien denkt.’
De groep reageerde positief op de uitkomsten, net zoals tijdens het traject zelf. ‘Veel collega’s vonden het vooral heel mooi’, zegt Claudia. ‘En goed dat we dit deden, hierin investeerden. De manier waarop viel ook goed, door iedereen bij het proces te betrekken.’
‘Iedereen deed mee en iedereen was nieuwsgierig’, vult Jan aan. ‘En het was veilig voor iedereen. Ze konden luisteren, meepraten en uiteindelijk zelf een keuze maken voor een van de top-10 doelen in het jaarplan 2023.’
Dit laten we niet gebeuren
Van de terugkoppeling met haar mede-MT-leden herinnert Claudia zich vooral dat ook zij het veel, herkenbaar én mooi vonden. ‘Ik weet ook nog wel dat zij in het begin iets sceptischer stonden tegenover dit traject; hebben we dat nou echt nodig? Die vraag was snel positief beantwoord, maar zo begon het wel een beetje.’
Jan staat die bijeenkomst nog goed voor de geest. ‘Er ontstond een soort scherpte bij ze. Een zeker vastbeslotenheid. Maar dit laten we niet gebeuren! Nu gaan we er echt wat aan doen! Ik vond hier dat jullie als MT echt scherp aan het worden waren, tijdens het verhaal! Dat merk je aan de kleine discussies, niet defensief van aard, maar echt gericht op: wat gaan we hieraan doen? Die verantwoordelijkheid pakten jullie meteen. De uitkomsten stonden niet ter discussie, die waren een gegeven om over te discussiëren, gericht op een oplossing. Dat was heel goed.’
Groep nieuwsgierig
Claudia werpt nog een blik op de foto’s. Bijna vertederd kijkt ze naar de plaatjes met de complete adviesgroep. ‘Ik ben altijd zo trots op het team. Het voelt voor mij zo warm om iedereen bij elkaar te hebben. Dat voel ik ook als ik hiernaar kijk. Voor het team zijn zulke samenkomsten ook belangrijk, omdat we zo verspreid zitten en weinig met z’n allen bij elkaar zijn. Bovendien was dit best een intensief traject, waarvan iedereen wist dat iedereen had meegedaan. Ze waren dus ook heel nieuwsgierig naar de uitkomsten.’
Van de twintig thema’s die SalesCultuur in de diagnose had blootgelegd, maakte het MT een selectie voor het jaarplan 2023. Maar het MT liet – op advies van Jan – ook de ruimte aan de medewerkers om een onderwerp te kiezen. ‘De groep had de meeste zorgen over de periode na de diagnose’, weet Jan nog goed. ‘De bekende zorg dat het vast weer zo’n managementinitiatief is waarvan ze maar moeten zien wat er daarna gebeurt. We hebben dus niet alleen de resultaten teruggekoppeld, maar ook de keuze bij de groep neergelegd wat ze komend jaar graag anders willen doen.’
Andere kleur aan het jaar
‘We roepen bijvoorbeeld al jaren dat we meer moeten doen aan externe profilering’, haakt Claudia in, ‘maar dat lukte steeds niet en toch heeft de groep daarvoor gekozen, in de overtuiging dat als we nu écht kiezen, écht daarvoor gaan, het moet lukken. En als MT geven we ze dan ook echt het vertrouwen dat het gaat lukken. Kijk, we schrijven altijd wel in enige gezamenlijkheid aan het jaarplan, maar nu ging het om een veel explicietere keuze die ze zelf mochten maken. Echt een andere aanpak dan ze gewend waren.’
Jan: ‘Ik vond het ook mooi om te horen dat veel mensen in hun eindejaargesprekken aangaven dat ze het goed vonden dat de adviesgroep deze diagnose had laten doen. Dat het goed voor de groep is geweest, een andere kleur aan het jaar had gegeven.’
Claudia knikt. ‘We hebben ook een soort gemeenschappelijke taal ontwikkeld. Denk aan bepaalde termen die uit de diagnose naar voren kwamen. Iedereen weet waar het over gaat.’
Persoonlijke klik als basis voor succes
Zakelijk gezien boekte de adviesgroep Biodiversiteit & Natuurlijke Systemen in 2023 een winst in ‘double digits’, zoals Claudia dat zelf zegt. ‘Dat was financieel gezien meteen een heel succesvol jaar. Financiën zijn voor mij en onze medewerkers niet het allerbelangrijkste, maar die geven wel de benodigde ruimte voor ontwikkeling in een corporate organisatie. Alle collega’s begrijpen nu ook beter dat een gezonde winst ook in hun eigen belang is. We hebben vrijwel alle doelen behaald, of meer dan dat. Een daarvan was – en is – behouden en aantrekken medewerkers. Dat blijft een grote uitdaging, maar is het afgelopen jaar goed gelukt. En als mensen vertrekken, is dat meestal omdat ze hun droombaan aangeboden krijgen, zoals boswachter of een andere mooie functie als beheerder van een gebied.’
De grote verandering binnen het MT is volgens Claudia de betere sturing op doelen en resultaten. ‘Die aansturing is effectiever geworden. Dat doen we nu beter, omdat we aan de voorkant duidelijkere keuzes maken en ons gaandeweg strakker aan die keuzes houden.’
Over de belangrijkste succesfactoren tijdens én na de diagnose hoeft Claudia geen seconde na te denken. ‘De manier van werken tijdens de diagnose past heel goed bij die van onze adviesgroep en bij mijn stijl van leidinggeven; het zorgvuldig ingerichte proces, echt luisteren en veilige omstandigheden creëren. En door iedereen bij het proces te betrekken, werd het eigenaarschap en de draagvlak vergroot. Verder is er ook een hele goede persoonlijke klik. Niet alleen met mij, maar met hele team. We hadden een hele goede verbinding met elkaar en werkten superfijn samen, ook het afgelopen jaar, in het traject dat we zijn aangegaan na de diagnose. Het voelt bijna als een collega-samenwerking. En dat is, denk ik, ook wel een voorwaarde voor succes.’
