Aanbestedingen en RFP’s (Request for Proposal). Vaak worden ze uitgezet door grote organisaties en overheidsinstanties. Meestal voor substantiële projecten, die jarenlang aanzienlijke inkomsten voor je bedrijf kunnen genereren.
Je kunt ze zien als de heilige graal van grote contracten. Maar ja, dan moet je ze wél winnen.
En dat is een stuk lastiger dan bij een reguliere deal. De inzet is hoger en de concurrentie groter. Bovendien zijn er vaak veel technische eisen waar extra expertise voor nodig is.
Collega Jan Rezelman heeft al eens een blog geschreven met krachtige inhoudelijke tips voor een succesvolle aanbesteding. Hier focus ik vooral op het proces. Samen helpen we je om de kans te vergroten dat jouw voorstel het winnende wordt.
Een reactie op een RFP of aanbesteding lijkt niets anders dan een zakelijk voorstel, of misschien een zakelijk voorstel plus. Toch spelen er andere factoren mee. Als je je wilt onderscheiden van de concurrentie met een winnend voorstel, zijn er wat stappen te zetten.
1. Kwalificeer eerst de deal
In al je enthousiasme ga je vaak al meteen nadenken over de eerste acties. Je favoriete software opstarten voor het opstellen van een voorstel, alle materie-deskundigen inschakelen, noem maar op.
Ho, doe eerst even een stapje terug. Stel dat dit een ‘gewone’ ongekwalificeerde lead was geweest. Dat zou je toch eerst nadenken of je wel of niet een voorstel gaat sturen?
Ook als het gaat om een aanbesteding of RFP is niet elke deal al die moeite waard. Soms liggen de budgetten niet op één lijn, andere keren is er gewoon geen goede match. Je wilt de tijd van het team niet verspillen aan een voorstel dat bij voorbaat nooit succesvol kan worden. Daarom stel je jezelf eerst de volgende vragen:
Is het antwoord op al deze vragen ‘ja’? Dan kun je naar de volgende stap.
2. Besteed aandacht aan de details
Een reactie op een aanbesteding of RFP is vaak behoorlijk technisch, vergeleken met traditionele voorstellen. Het is belangrijk om de vereisten te begrijpen. Neem dus het Programma van Eisen en de beoordelingscriteria goed door, voordat je begint met het voorstel. Vaak bevatten ze punten die al in je tekst aan de orde moeten komen.
Elk detail moet kloppen. Let dus ook goed op eventuele specifieke instructies voor opmaak, informatie die moet zijn opgenomen, wijze van indienen of iets anders. Je wilt tenslotte niet dat je voorstel wordt afgewezen en al helemaal niet op zulke zaken.
Het kan je ook nog een bonus opleveren als je je verdiept tot in de kleinste details. Soms krijg je daardoor net iets meer inzicht in wat de organisatie zoekt, of wat ze waarderen.
3. Bouw je aanbod goed op
Wanneer er geen specifieke eisen zijn gesteld aan het format en/of de structuur van het voorstel, kun je een vliegende start maken met een goed voorstelsjabloon. Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Heb je dit op een rijtje? Dan wordt het tijd om de eerste informatie in te vullen. Je kunt in de inhoudsbibliotheek van je voorstelsoftware duiken, of anders in je archief van eerdere voorstellen. Vaak kun je bepaalde delen opnieuw gebruiken zoals prijzen, team-bios, etc. Let wel op dat dit voorstel helemaal afgestemd moet zijn op de kans waar je op biedt.
Of misschien begin je liever met een schone lei. Dat werkt ook, maar net als bij een allereerste aanbesteding kun je dan beter een gespecialiseerde tender-organisatie inschakelen. Want voor een winnend zakelijk voorstel telt elk woord.
Het is trouwens altijd aan te raden om je voorstel nog door een ander te laten lezen. Liefst iemand van buitenaf. Als die persoon begrijpt wat je bedoelt, geldt dat waarschijnlijk ook voor het beoordelingsteam van de uitvrager.
4. Stel een sterk team samen
Bouw een team dat niet te groot is, met enkele interne en externe sleutelfiguren. Externe leden kunnen bijvoorbeeld mensen zijn uit je netwerk, die al ervaring hebben met aanbestedingen.
Maak een tijdlijn. Een traject naar een voorstel kan al lang duren. Naarmate er meer mensen bij betrokken zijn, wordt het alleen maar belangrijker om vooruit te plannen. Er moet duidelijk zijn aangegeven wanneer interne en externe expertise nodig is.
Organiseer een kickoff, waarin je de tijdlijn kunt presenteren. En het is een mooie gelegenheid om de verantwoordelijkheden en verwachtingen duidelijk te krijgen. Dan weten de teamleden meteen wat ze zelf moeten doen.
5. Beoordelen en bijschaven
Na een lang proces waarin alle informatie is verwerkt in het aanbod en er de nodige discussies in het team hebben plaatsgevonden, zal er iets liggen dat op een voorstel lijkt.
Misschien is iedereen er dan onderhand ook wel klaar mee. Toch kan het niet worden ingediend voordat de laatste stap is gezet: de beoordeling. Dit is de fase waarin er echt diep moet worden gegraven, wil je er zeker van zijn dat het een winnaar wordt.
Laat elk teamlid het voorstel nog een keer toetsen op de volgende punten:
Daaruit komen altijd nog diverse zaken naar voren, vooral op het niveau van de details. Zodra alle aanpassingen zijn doorgevoerd en alle betrokken teamleden tevreden zijn, is je aanbieding klaar.
Als het kan, adviseer ik altijd om het voorstel persoonlijk af te geven. Maar in veel gevallen is dat niet wenselijk of toegestaan.
Zeker als je het tegen veel sterke concurrenten moet opnemen, voelt het misschien alsof jullie kansen klein zijn. Maar met een perfect in elkaar gezet voorstel is het heel goed mogelijk dat je de opdracht mee naar huis kan nemen.
Wil je nou meer weten over de processen van aanbestedingen of RFP’s en wat daar allemaal bij komt kijken? Of wellicht ben je al bezig met een concreet voorstel en heb je ondersteuning nodig. Neem dan eens contact met mij op:
Jasperine van Wakeren
SalesCultuur – de magische verbinding
06 20 22 90 42
jasperine@salescultuur.nl
